英語メールの書き方｜ビジネスの基本構成と場面別テンプレート8選

公開日：2026年10月12日2026年10月時点の情報

執筆：英語の窓口編集部

英語メールの書き方を、件名・宛名・書き出し・本文・結び・署名の6パーツで解説。宛名と結びの使い分け表、依頼・お礼・日程調整・催促・謝罪など8場面のテンプレート、would・couldでの丁寧さの調整、よくあるミスとAI添削のコツもまとめました。

結論

英語メールは、件名・宛名・書き出し・本文・結び・署名の6つのパーツで組み立てます。書き出しの1〜2文で目的を伝え、本文は結論・理由・お願いの順に書き、宛名と結語は相手との関係に合わせて選ぶのが基本です。

この記事でわかること

英語メールは件名・宛名・書き出し・本文・結び・署名の6パーツで組み立て、日本語メールより早く用件に入ります。
宛名は「Dear＋敬称＋姓」、結語は「Best regards,」を基本にし、相手の書き方に合わせて「Hi＋名前」などに調整します。
依頼・お礼・日程調整・催促・謝罪・断り・添付・返信の8場面は型を使い、依頼はcould・wouldで丁寧さを上げます。

要点データ

英語メールの基本構成	6パーツ件名・宛名・書き出し・本文・結び・署名
場面別テンプレート	8場面依頼・お礼・日程調整・催促・謝罪・断り・添付・返信（英語の窓口編集部が作成）
依頼の丁寧さの段階	6段階命令文〜Would it be possible...?（英語の窓口編集部が作成した目安）

英語メールは、件名・宛名・書き出し・本文・結び・署名の6つのパーツでできています。ビジネスで使う英語メールは、パーツごとの定型表現と場面ごとの型を覚えると、毎回ゼロから英文を考えずに書けます。

型を知らずに書くと、日本語のメールを直訳した長い前置きや、相手との関係に合わない宛名・結びになりやすくなります。構成と使い分けの目安を先に押さえておけば、短く失礼のない英文メールを落ち着いて書けます。

本記事では、英語メールの基本構成、宛名と結びの使い分け、依頼・お礼・日程調整・催促・謝罪・断り・添付・返信の8場面のテンプレートをまとめています。さらに、would・couldで丁寧さを調整する方法、よくあるミス、AIで添削する方法も紹介します。テンプレートと例文は、すべて英語の窓口編集部が作成したものです。

英語メールの書き方早見表｜6つのパーツと日本語メールとの違い

英語メールは、6つのパーツを決まった順に並べると基本の形が整います。日本語のビジネスメールと順番は似ていますが、前置きの長さや用件の置き方が異なるため、違いを先に把握することが重要です。

ここでは、6つのパーツの早見表、日本語メールとの違い、送信前に確認する宛先の3つを解説します。

英語メールは6つのパーツで組み立てる

英語メールは、件名・宛名・書き出し・本文・結び・署名の6つのパーツで組み立てます。東京大学の駒場アカデミック・ライティング・センターが公開している英語メールの書き方の資料でも、件名のあとに宛名・書き出しのあいさつ・本文・最後のあいさつ・結び・署名の順番が示されています。

英語メールの6つのパーツの役割と例を、表にまとめます。

パーツ	役割	例（自作）
件名（Subject）	用件を一目で伝える	Request for the Q3 sales report
宛名（Salutation）	相手に呼びかける	Dear Ms. Brown,
書き出し（Opening）	あいさつ・名乗り・メールの目的を伝える	I am writing to ask about the delivery schedule.
本文（Body）	用件・理由・期限・相手にしてほしいことを書く	Could you please send it by Friday?
結び（Closing）	お礼や返信のお願いの一言と結語で締める	Thank you for your help. Best regards,
署名（Signature）	名前・所属・連絡先を示す	Taro Yamada ABC Trading Co., Ltd.

※例は英語の窓口編集部が作成。パーツの順番は、東京大学駒場アカデミック・ライティング・センター「How to Write English Emails」を参考に整理

6つのパーツを上から順に埋めていけば、内容が変わっても形の崩れない英語メールになります。

日本語のビジネスメールとの違いは用件に入る速さ

英語メールと日本語のビジネスメールの大きな違いは、用件に入るまでの速さです。日本語メールの「いつもお世話になっております」のような決まった前置きは英語メールでは必須ではなく、書き出しの1〜2文でメールの目的を伝える形がよく使われるからです。

英語メールと日本語のビジネスメールの違いを、4つの項目で比較します。

項目	日本語のビジネスメール	英語メール
前置き	日頃のお礼や季節のあいさつを入れることが多い	あいさつは1文程度で、早めに用件に入る
用件の位置	経緯を説明してから用件を書くこともある	冒頭で目的を書き、経緯はあとに書く
1通の内容	複数の用件をまとめることもある	1通1用件にすると返信をもらいやすい
結び	「よろしくお願いいたします」で締める	Thank you for... や I look forward to... など、場面に合う一言を選ぶ

ただし、好まれる書き方は相手の業界や会社の文化によって異なります。相手から届いたメールの長さや丁寧さに合わせると、印象のずれを小さくできます。

送信前に宛先（To・Cc・Bcc）を確認する

英語メールでも、宛先欄の使い分けは日本語メールと同じです。宛先の入れ方を誤ると、返信してほしい相手が自分宛てと気づかなかったり、ほかの受信者にアドレスが見えたりするためです。

宛先欄の使い分けは、以下のとおりです。

To：返信や対応をお願いする相手
Cc：経過を知っておいてほしい上司・同僚
Bcc：互いに面識のない複数の相手への一斉送信

たとえば、複数の社外の相手に一斉に案内を送るときにToやCcへ全員を入れると、受信者どうしにアドレスが見えてしまいます。なお、Ccに人を加えたときは「I have copied my manager, Ken Sato, on this email.」のように本文で1文添えると、受信者が状況を理解しやすくなります。

英語ビジネスメールの基本構成【6パーツの書き方とフレーズ】

英語ビジネスメールの読みやすさは、パーツごとの表現の選び方で大きく変わります。6つのパーツにはそれぞれ役割があり、役割に合った短い表現を選ぶと、用件が伝わりやすく失礼のないメールになります。

ここでは、件名から署名までの6つのパーツについて、書き方とよく使うフレーズを順に紹介します。

件名（Subject）は用件が分かる短い言葉にする

件名は、メールを開かなくても用件が分かる短い言葉にします。受信者は件名を見て、読む順番や対応の急ぎ具合を判断するためです。

たとえば「Question」や「Hello」だけの件名では中身が分からないため、「Question about the invoice dated May 10」のように対象まで書きます。件名の例（自作）は、以下のとおりです。

Request for meeting availability next week
Thank you for the meeting today
Reminder: Contract review due this Friday
Revised quotation attached
Apology for the delayed shipment

ただし、件名をすべて大文字にすると強い口調に見えます。大文字は文頭か各単語の頭だけにしましょう。

宛名（Salutation）は相手との関係で選ぶ

宛名は、相手との関係とやり取りの回数で選びます。初めての相手や社外の目上の相手には「Dear＋敬称＋姓」、何度もやり取りしている相手には「Hi＋名前」のように、関係に合わせて丁寧さを変える書き方が広く使われているからです。

たとえば、初めて連絡する取引先のSarah Brownさんには「Dear Ms. Brown,」と書きます。Sarah Brownさんから「Hi Taro,」と名前で返信が来たら、次のメールから「Hi Sarah,」に切り替えます。

宛名を決めるときの確認ポイントは、以下のとおりです。

相手と初めてやり取りするか
相手が社外の方か、目上の方か
相手が名前（ファーストネーム）で署名・返信しているか
相手の敬称や肩書き（Dr.・Professor など）が分かるか

なお、相手の敬称が分からない場合は、敬称を付けずに「Dear Sarah Brown,」とフルネームで書く方法もあります。

書き出し（Opening）で名乗りと目的を伝える

書き出しは、あいさつを1文にとどめ、名乗りとメールの目的を続けます。英語メールでは、1〜2文目で何のためのメールかが分かると、読み手が本文を追いやすくなるからです。

書き出しでよく使うフレーズ（自作）は、以下のとおりです。

場面	フレーズ	意味
初めての相手に名乗る	My name is Taro Yamada, and I work in sales at ABC Trading.	ABC商事で営業を担当している山田太郎です。
目的を伝える	I am writing to ask about the delivery schedule.	納品スケジュールについてお尋ねしたく、ご連絡しました。
紹介を受けて連絡する	Ken Sato suggested that I contact you.	佐藤健さんのご紹介で、ご連絡しました。
返信する	Thank you for your email.	メールをありがとうございます。
返信が遅れた	I apologize for my late reply.	返信が遅くなり申し訳ありません。
あいさつを添える	I hope this email finds you well.	お元気でお過ごしのことと存じます。

「I hope this email finds you well.」は定型のあいさつで、やり取りが続いている相手には省くこともよくあります。返信のメールでは、「Thank you for your email.」のようにお礼から入ると自然な書き出しになります。

本文（Body）は結論・理由・お願いの順に書く

本文は、結論 → 理由や詳細 → 相手にしてほしいこと、の順に書きます。用件と期限が先に分かると、読み手が返信の内容をすぐに判断できるからです。

たとえば会議の資料を依頼するなら、「資料を送ってほしい」→「来週の会議で使うため」→「金曜日までに送ってほしい」の順にします。本文を読みやすくするポイントは、以下のとおりです。

1段落は2〜4文にして、段落の間を1行空ける
期限は「soon」ではなく日付や曜日で書く
質問が複数あるときは番号を振る
1通のメールの用件は1つにする

ただし、関係ができていない相手に用件だけを書くと、そっけない印象になる場合があります。最初のメールでは、書き出しで名乗りと連絡した経緯を1文添えましょう。

結び（Closing）はお礼の一言と結語で締める

結びは、お礼や返信のお願いの一言を書いてから、「Best regards,」などの結語で締めます。日本語の「よろしくお願いいたします」とぴったり同じ意味の英語はないため、場面に合う一言を選ぶ必要があるからです。

結びの一言でよく使うフレーズ（自作）は、以下のとおりです。

場面	フレーズ	意味
依頼したあと	Thank you in advance for your help.	どうぞよろしくお願いいたします（先にお礼を伝える）。
返信がほしい	I look forward to hearing from you.	お返事をお待ちしております。
質問を受け付ける	Please let me know if you have any questions.	ご不明な点があればお知らせください。
時間を割いてもらった	Thank you for your time.	お時間をいただきありがとうございます。
検討をお願いした	Thank you for your consideration.	ご検討いただきありがとうございます。

ただし、「Thank you in advance」は相手が引き受ける前提に聞こえることがあります。断られる可能性がある依頼では、「Thank you for considering my request.」のほうが角が立ちません。

署名（Signature）に名前・所属・連絡先を入れる

署名には、フルネーム・役職・部署・会社名・連絡先を入れます。海外の相手は、署名を見て所属や連絡手段を確認するためです。署名の例（自作）は、以下のとおりです。

Taro Yamada
Sales Manager, Overseas Sales Department
ABC Trading Co., Ltd.
Email: taro.yamada@example.com
Phone: +81-3-1234-5678

海外向けの署名では、電話番号に日本の国番号「+81」を付け、市外局番の先頭の0を外して書きます。なお、名前の表記の順番（Taro Yamada／YAMADA Taro）は、社内に決まりがあればそちらに従ってください。

宛名と結びの使い分け｜相手との関係別の早見表

宛名と結語は、相手との距離感を示すパーツです。ビジネス英語では、関係に合わない宛名や結語を選ぶと、堅すぎる、またはなれなれしい印象を与えることがあります。

ここでは、宛名と結語の使い分けを表で整理し、敬称と記号の注意点を解説します。使い分けは業界・地域・会社によって異なり、決まったルールがあるわけではないため、表は目安として使ってください。

宛名は「Dear＋敬称＋姓」を基本に関係で崩す

宛名は、初めての相手には「Dear＋敬称＋姓」を使い、関係ができたら「Hi＋名前」に移るのがよく見られる流れです。名前で呼び合うかどうかは、相手の書き方に合わせると失礼になりにくいからです。

宛名の使い分けを、相手・場面ごとに整理します。

相手・場面	宛名の例	印象の目安
初めての相手・社外の目上の相手	Dear Mr. Smith, Dear Ms. Brown,	丁寧
肩書きで呼ぶ相手（教授・医師など）	Dear Professor Tanaka, Dear Dr. Lee,	丁寧
名前が分からない相手	Dear Hiring Manager, Dear Customer Support Team,	丁寧
何度かやり取りした相手	Hi Sarah, Hello Sarah,	やや親しい
社内のチーム・複数の相手	Hi team, Dear all, Hi everyone,	場面による

※英語の窓口編集部が、一般的な使われ方をもとに整理

名前が分からない相手には「Dear Sir or Madam,」も使えますが、古風で堅いと受け取られる場合もあります。部署名や役割名で呼べる場合は、「Dear Customer Support Team,」のように具体的に書くと、誰に宛てたメールかが伝わりやすくなります。

結語は迷ったら「Best regards,」を選ぶ

結語は、迷ったら「Best regards,」を選ぶと、社外とのやり取りの多くの場面で使えます。東京大学駒場アカデミック・ライティング・センターの英語メールの資料でも、無難な結びとして「Sincerely,」と「Best regards,」の2つが挙げられています。

結語の使い分けを、丁寧さの目安と場面で整理します。

結語	丁寧さの目安	使う場面の例
Sincerely, Yours sincerely,	とても丁寧	初めての正式な問い合わせ、応募書類の送付、公式な通知
Best regards, Kind regards,	丁寧	社外の相手との通常のやり取り
Regards,	やや簡潔	やり取りが続いている相手
Best, Thanks,	くだけた	社内の同僚や親しい相手

※英語の窓口編集部が、一般的な使われ方をもとに整理

ただし、相手が「Best,」で返してきたからといって、すぐに同じくらいくだけた結語に合わせる必要はありません。社外の相手には「Best regards,」を基本にし、関係が深まってから簡潔な結語に移ると無理がありません。

敬称と記号で迷いやすい点を確認する

宛名では、敬称の選び方と記号の使い方で迷う方が多くいます。小さな違いでも、名前の取り違えや敬称の誤りは相手に失礼な印象を与えるため、送信前に確認が必要です。

宛名で確認したい点は、以下のとおりです。

女性の敬称：結婚しているかどうかに関係なく使える Ms. が広く使われる
敬称の後は姓かフルネーム：名だけ（Dear Ms. Sarah,）にはせず、Dear Ms. Brown, か Hi Sarah, にする
ピリオドの有無：アメリカ英語では Mr. のようにピリオドを付け、イギリス英語では Mr のように付けないことが多い
宛名の後の記号：メールではカンマ（Dear Ms. Brown,）が多く、アメリカ英語のかしこまった文書ではコロン（Dear Ms. Brown:）も使われる
名前のつづりと順番：相手の署名を見て確認する

敬称に迷ったときは、相手の署名やWebサイトのプロフィールに書かれた肩書きを確認すると、誤りを防げます。

場面別の英語メールテンプレート8選【自作の例文】

英語メールは、場面ごとの型を1つ持っておくと、内容を入れ替えるだけで書けます。依頼・お礼・謝罪などは使う表現がある程度決まっているため、型から書き始めると作成時間を短くできます。

ここでは、ビジネスでよく使う8つの場面のテンプレートを、英語の窓口編集部が作成した例文で紹介します。［］の部分を自分の内容に入れ替えて使ってください。

8つの場面の件名と、本文の核になるフレーズを一覧にします。

場面	件名の例	本文の核になるフレーズ
依頼	Request for ...	Could you please ...?
お礼	Thank you for ...	Thank you for taking the time to ...
日程調整	Scheduling a meeting ...	Would any of the following times work for you?
催促	Following up on ...	I am following up on my email of ...
謝罪	Apology for ...	I sincerely apologize for ...
断り	Re: ...	Unfortunately, we are unable to ...
添付	... attached	Please find attached ...
返信	Re: ...	Thank you for your email.

※例文は英語の窓口編集部が作成

依頼のメール

依頼のメールは、「Could you please ～?」に理由と期限を添えて書きます。理由と期限が分かると、相手が依頼の優先度を判断しやすくなるからです。

Subject: Request for [your latest product catalog]

Dear Ms. Brown,

My name is Taro Yamada, and I work in sales at ABC Trading.
I am writing to ask if you could send us [your latest product catalog]. We would like to use it to [prepare a proposal for one of our clients].
Could you please send it by [this Friday]?

Thank you for your help.

Best regards,
Taro Yamada